São Paulo, 31 de Agosto de 2021
11:23 resumo e considerações da campanha foram feitas e inseridos ao dashboard;
11:25 e-mail enviado informando a atualização do dash;
12:30 hora do almoço;
13:32 retorno do almoço;
13:33 caixa de e-mail com resposta do cliente solicitando call pra explicação do dashboard e considerações. "Como assim ele não entendeu o dash? E olha que eu ainda coloquei as considerações, aff... Ficou tudo mastigadinho"
Se você se sentiu familiarizado com esta situação, caro colega, saiba que você não é o primeiro e (infelizmente) não será o último a passar por isso. Neste último mês tive o prazer de ler "Storytelling com Dados" de Cone Nussbaumer Knaflic e descobri que a situação citada acima era reconte pelo simples fato que não são todas as pessoas que não conseguem ler um relatório repleto de dados, gráficos, números e termos técnicos. Essa dificuldade cognitiva não é de uso exclusivo do cliente, poder sua, do seu chefe ou até mesmo do chefe do seu chefe.
Além de recomendar, para ontem, a leitura do livro de Cole listarei, de forma resumida e didática os 6 passos para que a leitura do seu relatório seja de fácil absorção para o seu público-alvo e, que também seja um exercício de renovação dentro das suas habilidades no ambiente de trabalho. Resumindo, bora construir relatórios fodas para o seu cliente!
Passo 1: Contexto, contexto e contexto!
Quem é seu público? Quem escreve?
Você já conversou com o seu público? Tentar descobrir mais dele é importante até mesmo para experimentar camadas mais profundas de dados na sua apresentação. Não podemos esquecer também de como o seu público o enxerga, um especialista, um consultor ou você ainda precisa conquistar aos poucos a confiança deste seu público para que a comunicação seja mais fluida?
O quê comunicar?
Esta etapa do contexto é mais reflexiva e delicada, pois é aqui que se ganha ou perde a atenção do seu público. Ninguém melhor do que você para decidir o que será apresentado, muitas pessoas ficam receosas neste momento com a premissa de que o cliente poderá saber mais do que você, mas se você já compilou, tratou e analisou estes dados não há outro ser que saiba mais deles, a não ser você mesmo. Vai na fé! Utilize os mecanismos de comunicação para criar um ambiente confortável para seu público. Não esqueça também de adaptar o tom da sua apresentação ao mote da apresentação, por exemplo: baixo desempenho, conquistas acima do esperado, tomada de decisões, etc.
Como?
Por fim, como você vai apresentar os dados ao seu público, se você fez os dois primeiros passos com muita clareza e calma, esta etapa será a mais fácil. Defina o mostrar ao seu público lembrando sempre que ele só enxerga o que você mostra, mas lembre-se: NÃO SUBESTIME SEU PÚBLICO!
Passo 2: Um visual eficaz.
Não existe um visual ideal, existe um visual que atende a sua necessidade e é compreensível para o seu cliente. Seja breve e pontual nos textos, não queira representar toda a apresentação através de um texto corrido. Hoje em dia há diversos aplicativos para tabulação e criação de gráficos, porém não utilize toda a sua habilidade nestes aplicativos para apresentar todos os dados em uma só página, crie um ambiente harmonizo na sua página ou slide. Lembre-se, você está contando uma história através dos dados, seja coerente e coeso na sua apresentação.
Dica: não utilize gráficos 3D ou gráficos de pizza e rosca. Estes podem não representar, visivelmente, os dados com precisão, levando seu público ao erro de interpretação.
Passo 3: Menos é mais.
Fala sério, não há nada pior que um gráfico com legendas na vertical/horizontal uma nota no meio da tela, linhas de grade com cor que chama mais atenção que o próprio dado ou um elemento animado no meio de informações relevantes.
Vale a pena utilizar elementos semióticos além do Gestalt (dá um Google, garanto que você vai se interessar por este assunto) para trabalhar a percepção visual do público. Dê peso e prioridade aos elementos do seu gráfico, deixe tudo alinhado para fácil compreensão, não faça seu público dedicar mais tempo à interpretação do seu gráfico do que a sua fala. Se puder facilitar a vida dele, faça.
Passo 4: Pontos focais.
Faça seu público olhar para onde você julga mais importante! Viu só, chamei sua atenção para a frase anterior, o mesmo deve ser feito para os seus gráficos e informações relevantes. Todo ser humano tem um processo/tempo de assimilação, utilizando pontos focais você "tenta" manter a atenção nivelada, além de utilizar contraste entre elementos para que o olho seja levado àquele elemento contrastado. Não dificulte a leitura de seus dados com cores que dificultam a leitura, nessa hora o que vale é a mensagem ser repassada sem nenhum tipo de ruído, ou seja, use cores de forma uniforme, não transforme seu relatório em um carnaval. Além disso, as cores transmitem certas reações nas pessoas, use-as com estratégia e moderação.
Passo 5: Pense como designer.
Muito parecido com o passo anterior essa lição é muito mais á estética sem abandonar a função, até então estávamos concentrados à função e agora devemos atrelá-la.
Nessa etapa dê prioridade a alguns dados e quando a mensagem não for importante elimine-a. Se seu público tiver dificuldade em ler os seus dados, de primeira, eles irão se culpar, caso o problema seja recorrente em certo momento, essa percepção será coletiva e a sua credibilidade será questionada. Seja transparente, faça seu público interagir, inove, compare e ofereça soluções. Nada melhor do que apresentar seu relatório para outra pessoa (antes da apresentação oficial), absorver o feedback, e considerar possíveis mudanças no seu design. Tente até acertar, o perfeccionista pode ser o maior preguiçoso que você conhece.
Passo 6: Conte história.
Histórias são mágicas e mais importantes que fatos.
Elas têm um começo (trama), meio (conflito) e fim (solução), com isso vamos ao ponto da narrativa que pode ser considerada pela sua ordem (cronológica ou iniciar pelo fim) e a maneira como é contada (escrita, fala ou as duas combinadas). Uma coisa é certa o personagem principal dessa história é o seu público dando relevância aos seus dados, pois a sensação de pertencimento está aplicada de forma sútil e inteligente, com isso você não vai mais apresentar dados. Em vez disso você contará histórias com dados.
São Paulo, 1 de Outubro de 2021
10:15 resumo e considerações da campanha foram feitas e inseridos ao dashboard;
10:25 e-mail enviado informando a atualização do dash;
12:30 hora do almoço;
13:32 retorno do almoço;
13:33 caixa de e-mail com resposta "Perfeito, vamos marcar uma call para discutirmos os próximos passos da campanha?"