Há uma grande verdade sobre o ser humano que precisa ser dita. Todos nós, independente da profissão que escolhemos, e sem exceção, somos VENDEDORES. Seja no trabalho ou na vida pessoal. Em nosso dia a dia sempre tentamos passar uma mensagem e uma construção do que acreditamos com propriedade e fundamento.
A maneira como nos expressamos, construímos nossos discursos e gesticulamos diz muito sobre quem somos, o que queremos dizer, o que acreditamos e principalmente credibilidade e confiança que temos em nós e em determinado assunto.
Estruturar um bom discurso de venda, seja para sua imagem, uma mensagem, uma venda ou até mesmo para defender um ponto de vista é fundamental para seu desenvolvimento profissional e pessoal. Articular bem as palavras, construir o discurso e principalmente ter objetividade são elementos imprescindíveis para obter sucesso.
Em relação a uma reunião ou apresentação com o cliente, fornecedor, equipe ou qualquer que seja a demanda, é importante sempre avaliarmos alguns pontos antes de começar. Esses tópicos são importantes para nos atentarmos a alguns processos e detalhes que podem fazer a diferença no relacionamento com seu time ou cliente. Falaremos sobre pontos comportamentais, técnicos e principalmente estratégicos.
Vamos lá:
1) Para quem é essa apresentação? Com quem é essa apresentação/reunião?
Essa apresentação será para o cliente? É uma reunião com diretoria ou com o time de operações do dia a dia? A resposta para essas perguntas é fundamental para que você alinhe seu discurso, tom de voz, linguagem e outros fatores importantes.
2) Quem participará comigo dessa apresentação?
Alguém do seu time ou da empresa que trabalha participará com você dessa apresentação? Se sim, alinhe com os integrantes possíveis combinações de fala, entradas em determinados momentos, discursos e etc…
3) Quanto tempo tenho para apresentar?
Esse ponto é muito importante. Calcular o tempo que você tem para apresentação é fundamental para que você não deixe algo de fora ou que alguém tenha que sair no meio ou final do discurso. Além disso, mostra preparo e cuidado perante ao público presente.
Foque maior parte do tempo nos assuntos e informações relevantes e use algumas partes menos importantes para conexões entre temas ou pausas para perguntas. Dependendo do público presente, vale até perguntar no início da apresentação como está o tempo deles. Caso alguém tenha que sair mais cedo, você já sabe se precisará passar por um ponto antes.
4) Sobre o que vamos falar?
Prepare-se! A partir do momento que você vai exibir algum conteúdo para as pessoas é importante que você esteja por dentro do que será apresentado e discutido. Elaborar o pensamento em cima do que realmente vamos falar é fundamental para não se perder em temas fora do contexto.
5) Minha apresentação conta uma história com início, meio e fim?
Uma prática simples, mas muito rica é nos atentarmos a contar uma história que faça sentido nas nossas apresentações. Assim como fazíamos nas redações escolares, montar nossos materiais contando uma história com início, meio e fim é primordial para o que o público entenda o documento. Objetividade é a chave do negócio!
6) Respondemos algumas perguntas com essa apresentação?
Afinal, o que o público precisa saber com esse discurso? Revisar o documento antes de apresentar é primordial para entender se as perguntas foram respondidas e se tiramos algo valioso dali. Temos que ter em mente que sair de reuniões e apresentações com respostas e próximos passos é agregar valor ao tempo consumido.
7) Qual objetivo principal desta apresentação?
Assim como no item 6, precisamos nos atentar ao objetivo principal do estudo. Contar como foi o projeto? Pontos positivos e negativos? Sair com uma nova estratégia? Papel e caneta antes de sair para o teclado é uma boa prática para construir o que será dito e o que será o foco.
8) Não leia o documento. Use-o como um apoio para a história que será contada.
Esse é um dos principais erros quando estamos diante dos ouvintes. Ler o documento é sinal de insegurança e despreparo. O que temos nos slides, ou qualquer que seja o material apresentado, é apenas um material de apoio para que você consiga conectar as pautas. A não ser que sejam números que você precise contar, utilize algumas palavras importantes ou resumo do texto para dizer o necessário. Grifar termos chave é uma boa estratégia para se lembrar do que precisa ser dito.
9)É uma apresentação remota ou presencial?
Nos dias de hoje, por conta da pandemia, acostumamos a realizar muitas reuniões por vídeo chamada. E isso permanecerá por muito tempo. Seja internamente com nosso time, seja com clientes ou até mesmo com fornecedores. Práticas simples, mas que fazem a diferença são fundamentais nesse quesito.
Primeiro de tudo: abra a câmera! É importante que as pessoas presentes saibam com quem estão falando e consigam olhar para você. Demonstrar postura e comprometimento só ajuda a criar uma relação mais próxima e sólida com quem te escuta.
Manter o microfone desativado enquanto não está falando, procurar levantar a mão para sua vez e principalmente chegar no horário marcado (sabemos que essa é a mais difícil). Em relação ao presencial, existem milhares de estratégias importantes para se sair bem. Para não prolongar muito, pontuaremos algumas coisas importantes e depois escrevemos um artigo exclusivo para isso (prometo). Se atente à vestimenta, ao tom de voz, postura física e aceleração da fala. E uma INDISCUTÍVEL: apresente sempre de pé!
10) Tente não maquiar a apresentação (escrita e falada) com o uso excessivo de palavras difíceis.
Esse é um erro comum que acontece quando apresentamos. Muitas pessoas tentam incrementar suas apresentações e discursos com palavras e expressões complexas. Seu objetivo é passar a mensagem! Então faça! Objetividade e simplicidade. As “palavras difíceis" podem confundí-lo e fazer com que sua mente se embaralhe. Não tente impressionar o público. Passar a mensagem de forma clara e objetiva é o maior brilhantismo que pode existir.
11) Errou? Não se incomode, pois pode atrapalhar. Siga em frente.
Além das palavras e expressões complexas, o próprio erro (na fala, no texto ou até mesmo no nome da pessoa que você está apresentando) ou informação inconsistente pode te atrapalhar na sequência de uma apresentação. Não deixe isso te atrapalhar. Erros acontecem e você deve seguir em frente. Caso tenha cometido algum erro ou se a informação não estiver correta, avise que irá rever e retornar.
12) Exemplifique. Use analogias.
Independente da profissão e área que você atua, existirão pessoas que possivelmente não terão o mesmo conhecimento que você. Em determinadas ocasiões, onde o tema é muito técnico, uma boa estratégia é utilizar analogias. Exemplifique com questões do cotidiano ou com temas do trabalho para que consiga explicar seu ponto de vista. Isso torna a apresentação mais leve, clara e objetiva.
13) Contextualize as pessoas sobre o tema e o cenário logo no início.
Seja você um fornecedor, cliente, prestador de serviço ou um palestrante, comece seu discurso introduzindo as pessoas sobre o que será falado e o porquê daquela reunião/apresentação. É muito comum ver as pessoas iniciando a comunicação indo direto ao ponto. Já se perguntou se alguém da sala foi convidado, mas não sabe exatamente o que aconteceu ou do que se trata o assunto? Introduzir e contextualizar é a chave do negócio para que todos possam, inclusive, se engajar mais com o momento.
14) Se for trabalhar com números, utilize os relevantes.
Muito parecido com o ponto 8, neste tema falamos sobre a importância de destacar aquilo que realmente importa para o discurso. Evite ler todas as informações do documento. Muitas vezes os materiais produzidos servem para que as pessoas possam ler posteriormente, com calma. Não há necessidade de falar todo e qualquer texto. Se for apresentar documentos de resultados, por exemplo, foque nas informações mais relevantes para serem ditas. Procure destacar com outra cor ou em negrito aquilo que você considera importante para a reunião.
15) Use a linguagem do público.
Cuidado para não se passar por arrogante. Imagine que você é um profissional de TI (Tecnologia da Informação) e vai fazer uma apresentação para a diretoria de marketing de uma empresa. Com certeza a maioria das pessoas presentes não entende as questões técnicas do seu dia a dia. Tente tornar a linguagem da apresentação nivelada. Exemplifique os termos e expressões num ponto que todos possam entender.
16) Crie sua estratégia de apresentação
Papel e caneta em mãos! Não adianta sair colocando milhares de informações (famoso encher linguiça) para que você considere a apresentação completa e com isso tente convencer a todos que fez um ótimo trabalho. Escreva antes o roteiro da sua apresentação e veja se no final você conseguiu contar uma história. Mais importante de tudo: eu consegui responder o que gostaria?
17) Levante possíveis questionamentos que possam ser feitos pelo público.
Assim como comentado em outros tópicos, conhecer bem o público com quem você vai discursar é muito importante. Além disso, levantar os possíveis questionamentos que possam surgir, seja pelo cliente, diretoria, gestão, etc, é se antecipar e mostrar preparo e confiança. Com isso, você pode também incrementar o documento com informações para não ser pego de surpresa.
18) Treine antes de apresentar. Erros são percebidos depois de muita revisão.
Só nos tornamos bons naquilo que fazemos quando há muita prática e exercício. Experimentar e testar são atitudes que constroem. Não é diferente quando precisamos nos preparar para uma apresentação. Revise seu documento e seu discurso. Calcule o tempo da sua apresentação e apresente para alguém. Veja o que você pretende falar em cada momento da apresentação e como vai conectar os argumentos e passagens de capítulos. A revisão é fundamental também para identificarmos erros e informações desnecessárias.
19) Simpatia. SEMPRE!
Por último e mais importante: simpatia! Não confunda com extroversão. Apenas seja educado, não fale para dentro, se apresente e se mostre aberto e disponível. Dê tempo para as pessoas falarem e se mostre sempre à disposição. Conquistar o público com a fala é um ótimo caminho para a aproximação e parceria.
Além de todos esses pontos mencionados, vale ressaltar uma expressão chamada apresentação colaborativa. É muito comum, ainda mais em apresentações remotas, que o público se distraia com tarefas simultâneas do dia a dia ou até mesmo com um único tom de voz durante o discurso. Imagine uma exibição de aproximadamente uma hora onde apenas um locutor fala. Agora imagine que nessa apresentação estejam diferentes áreas envolvidas que possivelmente não entendem a linguagem de determinados assuntos.
É um fato! Muitas pessoas vão se entediar ou começar a fazer outras coisas durante a apresentação. Uma dica muito valiosa é você torná-la colaborativa! Durante a passagem de temas, ou até mesmo no meio de uma explicação, introduza o público naquele contexto. Pergunte ao cliente ou ouvinte se aqueles dados realmente refletem no dia a dia de operação deles, se é normal que esse ou aquele comportamento tenha acontecido ou até mesmo se podemos investigar a fundo determinado caso.
Essa prática faz com que o tom de voz da apresentação mude, além de garantir certa atenção e principalmente uma participação de outras pessoas junto ao documento. E nunca se esqueça, realizar pausas é fundamental para que você “quebre o gelo”. Após determinados capítulos, pergunte se há dúvidas ou considerações. Isso pode te ajudar a respirar e se aproximar do ouvinte.
Outra prática interessante é trazer pessoas que participaram da elaboração do material ou do dia a dia de operação para comentar como chegamos naquela conclusão ou insight. Você traz a atenção para a roda, a discussão fica mais rica e colaborativa e passamos a mensagem de que o time todo participou do estudo (e de novo, o tom e timbre de voz muda e a atenção volta).
Fazendo um gancho com o que dissemos acima, outro grande ganho da apresentação colaborativa está na gestão e desenvolvimento dos profissionais que ainda não estão acostumados com essa demanda. Abrir oportunidade para que eles possam se expressar sem que sejam o foco da reunião é uma maneira de reforçar a confiança e autonomia para futuras oportunidades e consequentemente prepará-los para essa nova etapa profissional.